AVG staat voor Algemene Verordening Gegevensverwerking. Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevens verwerking (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De AVG zorgt onder meer voor:

  • versterking en uitbreiding van privacyrechten;
  • meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

Lees meer hierover op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens

Kinddossier

Een van de uitgangspunten van de AVG is om alleen die gegevens te bewaren die relevant zijn voor een kindcentrum. De kindgegevens die bij inschrijving aan ons worden verstrekt, worden digitaal bewaard in een kinddossier. Het kinddossier bestaat uit twee onderdelen: de basisadministratie en het inhoudelijk gedeelte, gericht op onderwijskundige aspecten en begeleidingsaspecten.

Basisadministratie
    • gegevens die nodig zijn om het leerlinggewicht vast te stellen;
    • gegevens over afwezigheid/verzuim en in- en uitschrijving (deze dienen 5 jaar bewaard te worden);
    • adresgegevens (IKC De Wereldwijzer bewaart deze voor het (laten) organiseren van reünies).
Inhoudelijk gedeelte
    • gegevens over de ondersteuningsbehoefte, als uw kind die heeft;
    • gegevens over de gezondheid die nodig zijn voor eventuele speciale begeleiding of voorzieningen;
    • gegevens over de vorderingen en de resultaten van de leerling, meestal uit het leerlingvolgsysteem;
    • gespreksverslagen;
    • afspraken gemaakt over een leerling/kind.

In verschillende situaties worden deze inhoudelijke gegevens in verschillende termijnen bewaard bij IKC De Wereldwijzer.

  • twee jaar: wanneer een leerling naar een ander kindcentrum of school gaat;
  • drie jaar: wanneer een leerling naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen.

Inzagerecht

De ouder/verzorger heeft het recht om de gegevens van zijn/haar kind in te zien (inzagerecht) en maakt hiervoor een afspraak met het kindcentrum. Terwijl de ouder/verzorger de gegevens inziet, blijft iemand van het kindcentrum aanwezig.

Gegevens uit de dossier mogen slechts met toestemming van de ouder(s)/verzorger(s) verstrekt worden aan derden.

Het kindcentrum is echter verplicht om gegevens aan bepaalde professionals te geven, zoals:

  • de overgang naar een andere school, zoals het voortgezet onderwijs (VO) of het speciaal basisonderwijs (SBO);
  • inzage door de Inspectie van het Onderwijs;
  • vermoedens van kindermishandeling;
  • noodsituaties, in het geval van een calamiteit: de politie, brandweer, huisarts, ziekenhuis.

Correctierecht

De ouder/verzorger heeft correctierecht en kan het kindcentrum verzoeken verkeerde gegevens in het kinddossier te verbeteren of te verwijderen. Wanneer de ouder geen ouderlijk gezag meer heeft, bijvoorbeeld na een echtscheiding, dan moet het kindcentrum hem/haar ook inzage geven in de kindgegevens. Deze ouder moet dan zelf de directeur van het kindcentrum om deze informatie vragen.

Verwerkers van leerlinginformatie

Het bestuur van de school ‘Wijzer in Opvang & Onderwijs’ heeft met alle aanbieders van de digitale systemen “AVG-proof” verwerkersovereenkomsten afgesloten.

  • ParnasSys: een leerlingvolgsysteem waarin het totale leerlingdossier van een leerling staat. Er is hiernaast geen papieren dossier. Groepsleerkrachten hebben alleen bewerkingsrechten van de eigen groep kinderen. De directeur, intern begeleider, administratief medewerker en applicatiebeheer heeft inzage en bewerkingsrechte van alle leerlingen;

De administratief medewerker of de directeur wijzigt de adresgegevens d.m.v. het Burgerservicenummer via DUO gekoppeld aan het BRP. De uitwisseling verloopt automatisch van het BRP via DUO naar ParnasSys. Aan andere, digitale systemen die het kindcentrum gebruikt, worden ten hoogste naam, geboortedatum en het leerjaar verstrekt.

  • Basispoort, een platform van de schooluitgeverijen die digitale software voor de kinderen beschikbaar stellen;
  • Onderwijs Transparant: een beveiligd systeem om de leerlinggegevens te kunnen overdragen naar het Voortgezet Onderwijs of naar specialisten voor bijv. een bespreking van het zorgteam;
  • Schoolfotograaf: dit t.b.v. het kunnen bestellen van gemaakte portretfoto’s en de groepsfoto. 

Toestemming beeldmateriaal

Het uitgangspunt is dat ouders toestemming moeten geven voor het gebruik van foto’s en beeldmateriaal voor alle uitingen van school en bestuur. IKC De Wereldwijzer vraagt dit bij de inschrijving via het inschrijfformulier.

IKC De Wereldwijzer attendeert aan het begin van ieder schooljaar de ouder(s)/verzorger(s) op het recht om de gegeven toestemming te wijzigen of herroepen. Wij wijzen u er wel op dat mogelijke publicatie van foto’s in kranten en tijdschriften of film- of televisieopnamen van schoolevenementen met leerlingen van onze school daarop onder de zogenaamde vrije nieuwsgaring valt.

In uitzonderlijke gevallen met een specifiek doel (bijvoorbeeld bij een sportevenement) waar beeldmateriaal gemaakt zal worden, zal IKC De Wereldwijzer inventariseren of ouders voor dit ene geval toestemming geven.

Datalekken voorkomen

IKC De Wereldwijzer doet er alles aan om datalekken te voorkomen:

  • leerlinggegevens, verslagen van oudergesprekken en andere documenten met gevoelige informatie worden niet zo maar via e-mail verstuurd. IKC De Wereldwijzer gebruikt hiervoor alleen de digitale systemen (ParnasSys en Onderwijs Transparant) of een e-mailtransscriptie die de overdracht veilig verzorgt;
  • klassenmappen met o.a. lesvoorbereidingen, leerlingenlijsten, notities en andere zaken voor het dagelijks gebruik door de leerkracht worden altijd na gebruik achter slot en grendel of buiten zicht in de klas opgeborgen;
  • de leerkracht beschikt over een eigen account voor de computer in de klas;
  • alle gebruikers van het programma ParnasSys gebruiken om in te loggen een Twee-staps-verificatiedit om hacken tegen te gaan;
  • bij het verlaten van de klas, bijv. tijdens een pauze, worden voor alle schermen de schermbeveiliging geactiveerd en zijn deze alleen met het eigen wachtwoord weer te openen;
  • alle documenten die nodig zijn voor het verzorgen van onderwijs worden opgeslagen in de cloud. Er staan dus geen leerlinggegevens op harde schijven of usb-sticks.

Alle scholen van Wijzer in Opvang en Onderwijs werken met het ‘Privacy reglement’ en het ‘Informatie beveiliging en privacy’ (IBP) beleid opgesteld door het bestuur en ingestemd door de GMR zie www.wijzer.nu/privacy.

Mocht er een datalek plaatsvinden, dan zal dit gemeld worden bij de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van het bestuur, Wijzer in Opvang en Onderwijs conform het protocol datalekken.

Belangrijk: Wij nemen de privacy van u en uw kinderen serieus, doet u dat ook? Het is voor u niet toegestaan om eigen gemaakte foto’s van andere kinderen van school zonder toestemming van hun ouder(s)/verzorger(s) te plaatsen op eigen sociale media/internet.

 

<  terug naar informatie