Algemene Verordening Gegevens verwerking (AVG)

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevens verwerking (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De AVG zorgt onder meer voor:

  • versterking en uitbreiding van privacyrechten;
  • meer verantwoordelijkheden voor organisaties;
  • Dossier                                                                                                                                      De bedoeling van de AVG is o.a. om alleen die gegevens te bewaren die relevant voor een kindcentrum zijn. Die gegevens van een kind worden, door tenminste 1 ouder/verzorger ondertekende kaart bij inschrijving, door OKC De Wereldwijzer digitaal bewaard in een dossier.                                                                                                                                      Het dossier bestaat uit twee componenten: de leerling/kind-administratie en een inhoudelijk gedeelte, gericht op onderwijskundige aspecten en begeleidingsaspecten.                            OKC De Wereldwijzer houdt de volgende gegevens bij:
  • Leerlingadministratie:
    • adresgegevens;
    • gegevens over afwezigheid;
    • gegevens die nodig zijn om het leerlinggewicht vast te stellen;
  • Inhoudelijk gedeelte:
    • gegevens over de ondersteuningsbehoefte, als uw kind die heeft;
    • gegevens over de gezondheid die nodig zijn voor eventuele speciale begeleiding of voorzieningen;
    • gegevens over de vorderingen en de resultaten van de leerling, meestal uit het leerlingvolgsysteem;
    • gespreksverslagen;
    • afspraken gemaakt over een leerling/kind.Uitzonderingen:
    • OKC De Wereldwijzer bewaart het inhoudelijke gedeelte nog twee jaar nadat de leerling van het kindcentrum is uitgeschreven.

 

  • gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen (3 jaar na vertrek van de leerling);
  • leerlinggegevens over verzuim/afwezigheid en in- en uitschrijving dienen 5 jaar bewaard te worden door het kindcentrum.
  • adresgegevens van (oud-)leerlingen; OKC De Wereldwijzer bewaart deze voor het (laten) organiseren van reünies.De ouder/verzorger heeft ook correctierecht en kan het kindcentrum verzoeken verkeerde gegevens in het leerlingdossier van het kind te verbeteren of te verwijderen. Wanneer de ouder geen ouderlijk gezag meer heeft, bijvoorbeeld na een echtscheiding, dan moet het kindcentrum hem/haar ook inzage geven in de leerlinggegevens over het kind. Deze ouder/verzorger moet dan zelf de directeur van het kindcentrum om deze informatie vragen. Het kindcentrum is echter verplicht om gegevens aan bepaalde professionals te geven. Zoals bij:
  • Gegevens uit de dossier mogen slechts met toestemming van de ouder(s)/verzorger(s) verstrekt worden aan derden.
  • De ouder/verzorger heeft het recht om de gegevens van zijn/haar kind in te zien (inzagerecht) en maakt hiervoor een afspraak met het kindcentrum. Terwijl de ouder/verzorger de gegevens inziet, blijft iemand van het kindcentrum aanwezig.
  • de overgang naar een andere school, zoals het voortgezet onderwijs (VO) of het speciaal basisonderwijs (SBO);
  • inzage door de Inspectie van het Onderwijs;
  • vermoedens van kindermishandeling;
  • noodsituaties, in het geval van een calamiteit: de politie, brandweer, huisarts, ziekenhuis.Het totale leerlingdossier van een leerling staat in het webprogramma ParnasSys. OKC De Wereldwijzer houdt hiernaast geen papieren dossier verder bij. De applicatie-beheerder, de directeur, de administratief medewerker en de intern-begeleiders hebben inzage- en bewerkingsrechten van alle leerlingen; leerkrachten en langdurige invallers hebben alleen bewerkingsrechten van de eigen groep/groepen kinderen.                                                                                           De administratief medewerker of de directeur wijzigt. De adresgegevens zijn d.m.v. het Burgerservicenummer via DUO gekoppeld aan het BRP. De uitwisseling verloopt automatisch van het BRP via DUO naar ParnasSys.Deze digitale systemen zijn:
  • Aan andere, digitale systemen die het kindcentrum gebruikt, worden ten hoogste naam, geboortedatum en het leerjaar verstrekt.
  • Digitale Systemen
  • Basispoort, een platform van de schooluitgeverijen die digitale software voor de kinderen beschikbaar stellen
  • Onderwijs Transparant: een beveiligd systeem om de leerlinggegevens te kunnen overdragen naar het Voortgezet Onderwijs of naar specialisten voor bijv. een bespreking van het zorgteam (zie hoofdstuk leerlingenzorg);
  • Schoolfotograaf; dit t.b.v. het kunnen bestellen van gemaakt portretfoto’s en de groepsfoto. 
  • Afbeeldingen van leerlingen
  • Het uitgangspunt is dat scholen jaarlijks toestemming vragen voor het gebruik van foto’s en beeldmateriaal voor alle uitingen van school en bestuur.
  • Belangrijk: Het bestuur van de school, stichting Wijzer in Opvang & Onderwijs’ heeft met alle aanbieders van de digitale systemen “AVG-proof” bewerkingsovereenkomsten afgesloten.
  • OKC De Wereldwijzer vraagt dit bij de inschrijving via het inschrijfformulier.
  • OKC De Wereldwijzer attendeert aan het begin van ieder schooljaar de ouder(s)/verzorger(s) op het recht om de gegeven toestemming te wijzigen of herroepen. Wij wijzen u er wel op dat mogelijke publicatie van foto’s in kranten en tijdschriften of film- of televisieopnamen van schoolevenementen met leerlingen van onze school daarop onder de zogenaamde vrije nieuwsgaring valt. Datalekken voorkomen
  • OKC De Wereldwijzer doet er alles aan om datalekken te voorkomen:
  • In die gevallen dat toch specifieke toestemming noodzakelijk is, bijvoorbeeld foto’s van kinderen voor een externe instantie, zult u dit via een formulier kunnen aangeven.
  • Belangrijk: Het is voor u niet toegestaan om eigen gemaakte foto’s van andere kinderen van school zonder toestemming van hun ouder(s)/verzorger(s) te plaatsen op eigen sociale media/internet.
  • leerlinggegevens, verslagen van oudergesprekken en andere documenten met gevoelige informatie worden niet zo maar via e-mail verstuurd. OKC De Wereldwijzer gebruikt hiervoor alleen de digitale systemen (ParnasSys en Onderwijs Transparant) of een e-mailtransscriptie die de overdracht veilig verzorgen;
  • klassenmappen met o.a. lesvoorbereidingen, leerlingenlijsten, notities en andere zaken voor het dagelijks gebruik door de leerkracht worden altijd na gebruik achter slot en grendel of buiten zicht in de klas opgeborgen;
  • de leerkracht beschikt over een eigen account voor de computer in de klas;
  • alle gebruikers van het programma ParnasSys gebruiken om in te loggen een Twee-staps-verificatiedit om hacken tegen te gaan;
  • bij het verlaten van de klas, bijv. tijdens een pauze, worden voor alle schermen de schermbeveiliging geactiveerd en zijn deze alleen met het eigen wachtwoord weer te openen;
  • usb-sticks e.d. zijn niet overdraagbaar aan anderen, worden steeds direct verwijderd na gebruik en opgeborgen achter slot en grendel.Alle scholen van Wijzer in Opvang en Onderwijs werken met het ‘Privacy reglement’ en het ‘Informatie beveiliging en privacy’ (IBP) beleid opgesteld door het bestuur en ingestemd door de GMR zie www.wijzer.nu/privacy.
  • Mocht er een datalek plaatsvinden, dan zal dit gemeld worden bij de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van het bestuur, Wijzer in Opvang en Onderwijs conform het protocol datalekken.